lunes, 21 de febrero de 2011

LISTAS, ORDENAMIENTO y FILTROS

INTRODUCCION

Dedicaremos unos momentos para explicar y analizar como podemos ordenar rotulos, nĂºmeros, valores, etc.. de una forma tan sencilla como utilizar el simbolo ascendente y descendente.

Que es ordenar?

Diremos que ordenar es organizar las filas de una lista u hoja de cĂ¡lculo en funciĂ³n del contenido de una o mĂ¡s columnas. En lenguaje de Hoja de cĂ¡lculo diremos que esta serĂ¡ la columna base del ordenamiento, que en Excel se denomina la columna o campo Ordenar por.

El ordenamiento puede ser realizado de forma ascendente o descendente:

Orden ascendente:
Para organizar una lista alfabĂ©ticamente en funciĂ³n de los datos de una columna, puede especificar un orden ascendente (0 a 9, espacios iniciales, puntuaciĂ³n, (A a Z). En el ejemplo siguiente, al clasificar la lista en orden ascendente en funciĂ³n de la columna "Vendido por", los nombres de los vendedores aparecen en orden alfabĂ©tico.
Antes de ordenar los datos



Después de ordenar por Apellidos

Orden descendente


Para ordenar una lista en orden inverso, utilice el orden descendente (de la Z a la A, puntuaciĂ³n, espacios a la izquierda y 9 a 0). Por ejemplo, para ordenar una lista de ventas desde el valor mĂ¡s alto al mĂ¡s bajo, puede ordenar la columna Ventas en orden descendente.

Resultado de Ordenar por Apellidos (descendente)

Ordenar texto

1. Seleccione una columna de datos alfanumĂ©ricos en un rango de celdas o asegĂºrese de que la celda activa estĂ¡ en una columna de tabla que contiene datos alfanumĂ©ricos.

2. En la ficha Inicio, en el grupo Modificar, haga clic en Ordenar y filtrar.


3. Siga uno de los procedimientos siguientes:

· Para ordenar en orden alfanumĂ©rico ascendente, haga clic en Ordenar de A a Z.
· Para ordenar en orden alfanumĂ©rico descendente, haga clic en Ordenar de Z a A.



Notas Importantes sobre Ordenar Datos:

Comprobar si todos los datos estĂ¡n almacenados como texto Si la columna que desea ordenar contiene nĂºmeros almacenados como nĂºmeros y nĂºmeros almacenados como texto, serĂ¡ necesario que les aplique formato de texto. Si no lo hace, los nĂºmeros almacenados como nĂºmeros se ordenarĂ¡n antes que los nĂºmeros almacenados como texto. Para aplicar formato de texto a todos los datos seleccionados, en la ficha Inicio, en el grupo Fuente, haga clic en el botĂ³n Formato de fuente de celda, haga clic en la ficha NĂºmero y, en CategorĂ­a, haga clic en Texto.

Eliminar los espacios a la izquierda En algunos casos, los datos que se hayan importado de otra aplicaciĂ³n pueden tener insertados espacios a la izquierda delante de los mismos. Antes de ordenar los datos, quite estos espacios.

FILTROS
Aplicar filtros es una forma rĂ¡pida y fĂ¡cil de buscar un subconjunto de datos de un rango y trabajar con el mismo. Un rango filtrado muestra sĂ³lo las filas que cumplen el criterio (criterios: condiciones que se especifican para limitar los registros que se incluyen en el conjunto de resultados de una consulta o un filtro.) que se especifique para una columna. Microsoft Excel proporciona dos comandos para aplicar filtros a los rangos:
  • Autofiltro, que incluye filtrar por selecciĂ³n, para criterios simples
  • Filtro avanzado, para criterios mĂ¡s complejos
A diferencia de la ordenaciĂ³n, el filtrado no reorganiza los rangos. El filtrado oculta temporalmente las filas que no se desea mostrar.

AUTOFILTRO


Cuando utilice el comando Autofiltro, aparecerĂ¡n las flechas de Autofiltro Flecha de campo a la derecha de los rĂ³tulos de columna del rango filtrado.
Microsoft Excel indica los elementos filtrados en azul.
Puede utilizar Autofiltro personalizado para mostrar filas que contengan un valor u otro. TambiĂ©n puede utilizar Autofiltro personalizado para mostrar las filas que cumplan mĂ¡s de una condiciĂ³n en una columna; por ejemplo, las filas que contengan valores comprendidos en un rango especĂ­fico (como un valor de Davolio).
FILTRO AVANZADO

El Filtro avanzado es utilizado para realizar filtros con criterios mĂ¡s complejos. Se diferencia del Autofiltro al tener que escribir los criterios segĂºn los cuales desea filtrar los datos en un rango de criterios independiente situado sobre el rango.

Puede utilizar el comando Filtro avanzado para aplicar varios criterios a una sola columna, aplicar varios criterios a varias columnas o crear criterios que resulten de una fĂ³rmula.

Cuando se usa un filtro avanzado, las flechas desplegables de Autofiltro no aparecen. En su lugar, se especifica el criterio en un rango de criterios en la hoja de cĂ¡lculo. Para cambiar la forma en que se filtran los datos, cambie los valores del rango de criterios y vuelva a aplicar el filtro a los datos.









REFLEXIĂ“N

En esta entrada explicamos como podemos ordenar los los datos de una tabla, stos pueden ser rotulos, nĂºmeros, etc. Los datos se ingresan con frecuencia en la hoja de cĂ¡lculos en un orden que es complicado o inhadecuado para el trabajo y para poder contestar ciertas preguntas. Ordenar los datos nos puede ayudar a reconfigurarlos de tal manera que podamos usarlos mĂ¡s eficasmente.
 Por Ăºltimo, los filtros nos sirven para facilitarnos la bĂºesqueda de datos dentro de un rango. Al utilizar el filtro este no reorganiza el resultado monstrado pero sĂ­ permite aplicar formato, representar en grĂ¡ficos e imprimir dicho rango. 



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