LISTAS, ORDENAMIENTO y FILTROS

INTRODUCCION

Dedicaremos unos momentos para explicar y analizar como podemos ordenar rotulos, números, valores, etc.. de una forma tan sencilla como utilizar el simbolo ascendente y descendente.

Que es ordenar?

Diremos que ordenar es organizar las filas de una lista u hoja de cálculo en función del contenido de una o más columnas. En lenguaje de Hoja de cálculo diremos que esta será la columna base del ordenamiento, que en Excel se denomina la columna o campo Ordenar por.

El ordenamiento puede ser realizado de forma ascendente o descendente:

Orden ascendente:

Para organizar una lista alfabéticamente en función de los datos de una columna, puede especificar un orden ascendente (0 a 9, espacios iniciales, puntuación, (A a Z). En el ejemplo siguiente, al clasificar la lista en orden ascendente en función de la columna "Vendido por", los nombres de los vendedores aparecen en orden alfabético.

Antes de ordenar los datos

Después de ordenar por Apellidos

Orden descendente

Para ordenar una lista en orden inverso, utilice el orden descendente (de la Z a la A, puntuación, espacios a la izquierda y 9 a 0). Por ejemplo, para ordenar una lista de ventas desde el valor más alto al más bajo, puede ordenar la columna Ventas en orden descendente.

Resultado de Ordenar por Apellidos (descendente)

Ordenar texto

1. Seleccione una columna de datos alfanuméricos en un rango de celdas o asegúrese de que la celda activa está en una columna de tabla que contiene datos alfanuméricos.

2. En la ficha Inicio, en el grupo Modificar, haga clic en Ordenar y filtrar.

 

3. Siga uno de los procedimientos siguientes:

· Para ordenar en orden alfanumérico ascendente, haga clic en Ordenar de A a Z.
· Para ordenar en orden alfanumérico descendente, haga clic en Ordenar de Z a A.

 

Notas Importantes sobre Ordenar Datos:

Comprobar si todos los datos están almacenados como texto Si la columna que desea ordenar contiene números almacenados como números y números almacenados como texto, será necesario que les aplique formato de texto. Si no lo hace, los números almacenados como números se ordenarán antes que los números almacenados como texto. Para aplicar formato de texto a todos los datos seleccionados, en la ficha Inicio, en el grupo Fuente, haga clic en el botón Formato de fuente de celda, haga clic en la ficha Número y, en Categoría, haga clic en Texto.

Eliminar los espacios a la izquierda En algunos casos, los datos que se hayan importado de otra aplicación pueden tener insertados espacios a la izquierda delante de los mismos. Antes de ordenar los datos, quite estos espacios.

FILTROS

Aplicar filtros es una forma rápida y fácil de buscar un subconjunto de datos de un rango y trabajar con el mismo. Un rango filtrado muestra sólo las filas que cumplen el criterio (criterios: condiciones que se especifican para limitar los registros que se incluyen en el conjunto de resultados de una consulta o un filtro.) que se especifique para una columna. Microsoft Excel proporciona dos comandos para aplicar filtros a los rangos:

• Autofiltro, que incluye filtrar por selección, para criterios simples
• Filtro avanzado, para criterios más complejos

A diferencia de la ordenación, el filtrado no reorganiza los rangos. El filtrado oculta temporalmente las filas que no se desea mostrar.

AUTOFILTRO

Cuando utilice el comando Autofiltro, aparecerán las flechas de Autofiltro a la derecha de los rótulos de columna del rango filtrado.

Microsoft Excel indica los elementos filtrados en azul.

Puede utilizar Autofiltro personalizado para mostrar filas que contengan un valor u otro. También puede utilizar Autofiltro personalizado para mostrar las filas que cumplan más de una condición en una columna; por ejemplo, las filas que contengan valores comprendidos en un rango específico (como un valor de Davolio).

FILTRO AVANZADO

El Filtro avanzado es utilizado para realizar filtros con criterios más complejos. Se diferencia del Autofiltro al tener que escribir los criterios según los cuales desea filtrar los datos en un rango de criterios independiente situado sobre el rango.

Puede utilizar el comando Filtro avanzado para aplicar varios criterios a una sola columna, aplicar varios criterios a varias columnas o crear criterios que resulten de una fórmula.

Cuando se usa un filtro avanzado, las flechas desplegables de Autofiltro no aparecen. En su lugar, se especifica el criterio en un rango de criterios en la hoja de cálculo. Para cambiar la forma en que se filtran los datos, cambie los valores del rango de criterios y vuelva a aplicar el filtro a los datos.

REFLEXIÓN

En esta entrada explicamos como podemos ordenar los los datos de una tabla, stos pueden ser rotulos, números, etc. Los datos se ingresan con frecuencia en la hoja de cálculos en un orden que es complicado o inhadecuado para el trabajo y para poder contestar ciertas preguntas. Ordenar los datos nos puede ayudar a reconfigurarlos de tal manera que podamos usarlos más eficasmente.

 Por último, los filtros nos sirven para facilitarnos la búesqueda de datos dentro de un rango. Al utilizar el filtro este no reorganiza el resultado monstrado pero sí permite aplicar formato, representar en gráficos e imprimir dicho rango.